Executive Assistant - Technical Service Department

Job Overview

Post Date
Number
ASSDIR
Job Function
Customer Service
Location
Milano
Country
Italy
Status
Open

About the Position

Per la sede di Milano vogliamo assumere un/una: 

ASSISTENTE DI DIREZIONE SERVIZI CLIENTI

La risorsa si occuperà di supportare la Direzione Servizi Clienti nella gestione quotidiana delle attività, svolgendo compiti di carattere organizzativo ed esecutivo/operativo.

Principali attività

  • Organizzare itinerari, prenotazioni di viaggi e alberghi per la Direzione ed il personale del Servizio Clienti
  • Gestire le attività amministrative - back office del reparto e il processo ordini
  • Gestire gli aspetti logistici dei corsi di formazione tecnica Italia e garantire il tracking di tale attività
  • Supportare il personale Tecnico nelle attività operative
  • Gestire gli aspetti operativi ed amministrativi dei contratti dei Concessionari e dei fornitori del reparto
  • Gestire le trasferte del personale di reparto con particolare attenzione all'individuazione delle migliori soluzioni in termini di rapporto esigenze operative/prezzo
  • Gestire i corsi di formazione tecnica Italia
  • Registrare la formazione del personale del reparto nel gestionale aziendale
  • Verificare e, in caso di bisogno, ordinare il materiale necessario per il corretto svolgimento delle attività del reparto
  • Filtrare le comunicazioni in ingresso, indirizzandole a chi di competenza
  • Redigere, aggiornare e archiviare la documentazione relativa alle condizioni concordate con i Concessionari/Fornitori
  • Monitorare il rispetto delle condizioni contrattuali dei Concessionari/Fornitori
  • Gestire lo scadenziario dei contratti di fornitura tramite SAP

Relazioni Interne/Esterne:

  • Interni: Collaboratori dell'Azienda
  • Esterni: Fornitori - Consessionari - Clienti

Competenze e Capacità richieste:

  • Conoscenze economiche/contabili/amministrative di base
  • Capacità relazionali
  • Capacità di pianificazione e organizzazione
  • Precisione e puntualità
  • Affidabilità
  • Riservatezza
  • Integrità
  • Orientamento verso il Cliente e l'Utente (interno/esterno)
  • Proattività
  • Precisione e puntualità

Livello minimo di esperienza e di conoscenze richieste per la posizione:

  • Titolo di studi: Diploma di Istruzione secondaria / Laurea breve
  • Esperienza: Almeno 2 anni di esperienza nel ruolo preferibilmente nel settore della diagnostica in vitro e/o settore medicale
  • Lingue: Buona conoscenza della lingua inglese - Livello B1/B2
  • Conoscenze aggiuntive:
    • SAP
    • Office 365

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